Haga que el tiempo trabaje a su favor, y no en contra

¿Está satisfecha con lo que consigue hacer en un día? ¿O siempre va con retraso? Todos tenemos un día de 24 horas, ¿así que por qué algunas personas no consiguen hacer las cosas y a otros les sobra el tiempo siempre?

  Llevo 15 años ayudando a mujeres a iniciar y hacer crecer sus negocios. Durante ese tiempo he identificado cuatro áreas en las que las mujeres malgastan un montón de tiempo. ¿Encaja usted en alguna de estas categorías?

El tsunami de correo electrónico

  Muchos de nosotros pasamos más tiempo con el correo electrónico que con todas las demás tareas empresariales juntas. ¿Cuánto de eso es necesario y cuánto tiempo se desperdicia? Estas son algunas ideas específicas para recortar el tiempo que se pasa con el correo electrónico.

• Cree momentos libres de correo electrónico. Bloquee medio día una o dos veces por semana, y líbrese del correo electrónico en esos momentos. Cuando se sienta cómoda con eso, no revise su correo electrónico durante todo un fin de semana, y vea qué sucede.
• Corto es mejor que largo. Tienda siempre a enviar mensajes cortos. Y, a no ser que haya un motivo cultural para ser extremadamente formales, mantenga el correo electrónico sencillo e informal.
• Invierta tiempo en la línea de asunto. Proporcione una descripción clara del tema en la línea de asunto.
• Recorte el número de copias que envía. A no ser que sea absolutamente necesario que alguien reciba una copia, no lo haga. Y si recibe un correo electrónico de grupo, no responda con copia a todo el mundo. Envíe su respuesta solo a quien la necesita.
• No envíe respuestas de correo electrónico que digan, “¡Gracias!” o “Recibido.” Envíe solo este tipo de respuesta si le piden que confirme haber recibido un correo electrónico.

Locura de reuniones

  Muchas de nosotras pasamos nuestro tiempo en reunión, tras reunión, tras reunión. Se pueden gastar $1,000 en tiempo de reunión para resolver un problema de $100. Aquí indico algunos métodos del mundo real para recobrar el control de las reuniones.

• Reúnase solo por una razón concreta. Reconsidere cualquier reunión pendiente para determinar si es un buen uso de su tiempo. Rechace las reuniones innecesarias.
• Comience y termine las reuniones a tiempo. No recompense a quienes llegan tarde esperando por ellos.
• Cree una agenda basada en la importancia. Debatan los puntos de mayor relevancia primero.
• Asegúrese de que todo el mundo conozca sus responsabilidades en la reunión y haga un seguimiento.
• En lugar de hacer la reunión sentados, haga que todo el mundo esté de pie. Esto puede hacer con frecuencia que una reunión de una hora dure diez minutos.

Sobresaturación de responsabilidad personal

 Muchas mujeres se preocupan tanto por ayudar a los demás o no herir sus sentimientos, que sacrifican su tiempo para nada. Estas son algunas áreas en las que puede estar malgastando tiempo.

• Al pasar tiempo con personas negativas. No malgaste ni un minuto más de lo necesario con personas negativas; invierta su tiempo con las positivas.
• Al corregir el trabajo de otras personas. Si le parece que tiene que ir siempre detrás de alguien o hacer modificaciones a su trabajo, o tiene a la persona equivocada en ese puesto o es una controladora maniática. De cualquier modo, está malgastando tiempo haciendo algo para lo que ya le paga a otra persona.
• Al responder el teléfono cada vez que suena. Su teléfono es para su comodidad. A menos que espere una llamada importante, no se sienta obligada a contestarlo.
• Al esperar a que otros actúen. No espere por nadie. Decida y cumpla con la decisión por sí misma.
• Al hacer promesas que no puede cumplir. Si no puede hacerlo, no malgaste su tiempo hablando sobre ello.

El mal hábito de malgastar tiempo

 La última categoría se refiere a los malos hábitos que se desarrollan con el tiempo. Cualquiera de estos puede costar cientos de horas al año. Si se identifica con alguno de estos, desarrolle un plan para eliminar el problema.

• Sobresaturación de medios sociales. ¿Está actualizando constantemente su estatus en los medios sociales? Establezca un límite para el tiempo que pasa en ello o para el número de actualizaciones que publica. Haga un seguimiento y cumpla los límites establecidos.
• Apilar en lugar de archivar. Establezca (o pida a alguien que lo haga) un sistema de archivo eficaz.
• No guardar cada cosa en su sitio. Guarde las cosas siempre en el mismo sitio para no perder tiempo buscándolas más tarde.
• Resolver el mismo problema varias veces. Determine soluciones para los problemas recurrentes y cree procesos para reducirlos al mínimo. No siga resolviendo el mismo problema una y otra vez.
• Indecisión. No agonice con las decisiones pequeñas; tómelas y pase a otra cosa.