¡Los empleados virtuales son lo mejor!

Las pequeñas empresas están descubriendo el poder de los equipos virtuales para hacer las cosas. A día de hoy, la mayoría de los profesionales pueden hacer su trabajo desde cualquier lugar, gracias a las computadoras portátiles, Wi-Fi y los teléfonos inteligentes. Los empleados virtuales pueden reducir los costos generales de una oficina tradicional y obtener un grupo mucho mayor de posibles candidatos para los puestos. Es más, ofrecer trabajo de forma remota con horarios flexibles, hace que las pequeñas empresas sean más atractivas para posibles empleados.

Qué proyectos se deben externalizar:

Los proyectos que requieren experiencia especializada son relativamente fáciles de externalizar, porque hay firmas que pueden ocuparse de áreas específicas. Cosas como contabilidad, marketing, preparación de impuestos y planificación de eventos son fáciles de delegar a una firma profesional.

También hay tareas que hace todos los días que podría asignar a empleados virtuales. Empiece preparando una lista de las cosas que tiene que hacer. Si está dejando para más tarde una tarea, normalmente no tiene los recursos, el conocimiento, la habilidad, el interés o el tiempo para hacerlo bien.

Hay algunas tareas que se pueden externalizar y que pueden mejorar increíblemente su felicidad general, su nivel de estrés y su satisfacción.

1. Citas, reservaciones y coordinación de logística

Deje que su asistente virtual haga llamadas para reservaciones de cenas, citas para la peluquería, taxis, citas con el médico, comprobación de precios en tiendas locales, reintentos de entrega de USPS o que consiga información sobre posibles nuevos clientes.

2. Contestar el teléfono

Una recepcionista virtual puede darle un aire de profesionalismo y autenticidad a su pequeña empresa, y también ayudarle a administrar su tiempo para llamadas telefónicas inesperadas.

3. Investigación

Su empleado virtual puede crear una base de datos de firmas en su ciudad para investigación de mercado o encontrar unos cuantos puntos clave para su próxima presentación.

4. Diseño gráfico y preparación de presentaciones digitales

En lugar de perder su tiempo con animaciones en PowerPoint y preocuparse por los méritos de diferentes tipos de letra, contrate a un experto virtual. Use el tiempo que ha ahorrado en ensayar la presentación.

5. Montar muebles, llevar la ropa a la lavandería y otras tareas personales

Podría contratar a alguien para que haga la cola para conseguir un teléfono nuevo o para que monte los muebles que acaba de comprarse. Piense en una tarea, y alguien ya la ha externalizado antes.

6. Crear contenido

Hay muchos escritores independientes que pueden crear contenido fantástico para su sitio web. Mida el rendimiento de la inversión en este contenido analizando el tráfico que genera, y qué resultados genera para su empresa.

7. Recopilar listas de posibles clientes e investigar las reuniones

Documente y haga un seguimiento de los procesos que tuvieron éxito en conseguirle los mejores posibles clientes y luego externalice la tarea de crear las listas. Tendrá más tiempo para desarrollar un guion de ventas y materiales de presentación, y también para diseñar campañas de generación de posibles clientes para conseguirlos.

Reunirse constantemente con gente con influencia es una de las cosas con más impacto que puede hacer. Encontrar ejecutivos por sector, zona geográfica o de otro modo puede externalizarse y automatizarse fácilmente, de modo que pueda centrarse en reuniones de alto impacto.

8. Correo electrónico

9. Leer y podcasts

El volumen de buena información parece ser interminable, así que tener a alguien que le resuma los puntos para actuar de libros, artículos, boletines, blogs y podcasts relevantes puede ser un ahorro de tiempo importante.

10. Redes sociales

Sin importar con quién trabaja, es vital aclarar las tareas y los procesos, no solo los objetivos y las funciones. Cree procesos paso a paso específicos. También puede pedirle a su empleado virtual que documente el proceso necesario para realizar cada tarea. Luego haga revisiones periódicas del proceso para evaluar cómo van las cosas e identificar ajustes al proceso y necesidades de capacitación.

Una vez que sepa qué quiere externalizar, sabrá qué buscar en un empleado virtual calificado.

Cómo encontrar empleados virtuales calificados

Los empleados virtuales con éxito tienen todos unas cuantas cosas en común: buenas habilidades de comunicación, elevada inteligencia emocional, la capacidad para trabajar de forma independiente y la resistencia para recuperarse de los malentendidos que inevitablemente van a surgir.

Es muy fácil encontrar empleados virtuales capacitados y calificados gracias a muchos recursos populares. El servicio que usé para contratar a dos empleados virtuales a tiempo completo se llama ReplaceMyself. Valoro especialmente que se puede acceder a su base de datos de talentos precalificados y probados. Me he quedado impresionada con la constante calidad de las personas que contraté en ReplaceMyself –y ambas personas siguen en mi equipo. También proporcionan pautas para contratar y administrar personal virtual.

Si contratar a un empleado virtual es nuevo para usted, empiece externalizando una tarea pequeña. Lleva tiempo incorporarlos en su cultura y sus procesos corporativos, pero el tiempo que ahorra teniendo empleados virtuales hace que merezca la pena el esfuerzo.

RECURSOS:

Recursos adicionales para empleados virtuales:

Una buena amiga, Nina Kaufman, usa http://virtualassistusa.com y le encanta

Algunos recursos como http://www.taskseveryday.com/  y https://www.expertsfromindia.com  proporcionan tabajadores virtualesen India.

Puede encontrar asistentes ejecutivos con experiencia en http://eahelp.com/

Para tareas específicas, considere contratar a un experto en http://www.peopleperhour.com/¿ 

Para asistentes virtuales en los EE. UU. con formación, considere https://www.zirtual.com . Proporcionan una sólida garantía que le asegura que tendrá una buena experiencia.

En Fancy Hands, por ejemplo, pagará entre $3 y $5 por tarea. Otros servicios similares, como TaskRabbit, Task Bullet, MyTasker y TimeSvr, se encargan de todo, desde hacer llamadas a ingresar datos a transcribir.

Herramientas como AppleTree Answers, Ruby Receptionist, MyReceptionist y VoiceCloud ofrecen recepcionistas que contestarán su teléfono las 24 horas, los 7 días de la semana, y aliviarán su carga de llamadas.

Servicios como Fiverr, Freelancer.com y UpWork le ponen en contacto con profesionales con talento en todo el mundo que están dispuestos a realizar la tarea que necesite más rápido y por menos dinero de lo que se imagina.

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